La casa del documento digitale

Descrizione:

Al giorno d’oggi la produzione del patrimonio documentale prodotto da Enti pubblici e privati, aziende, Pubbliche Amministrazioni, aziende ospedaliere e organizzazioni di vario genere (studi professionali, banche, assicurazioni etc.), non è più affidato semplicemente alla carta e quindi alla sua corretta tenuta e conservazione in archivi ormai obsoleti, oltre che onerosi per i costi di gestione, in quanto l’archiviazione dei documenti cartacei richiede l’utilizzo di risorse umane competenti e sempre aggiornate sulla normativa relativa alla conservazione documentale e alla privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili) e locali adeguati; bensì si tende sempre più a una conservazione informatica della mole di documenti e informazioni che giornalmente vengono prodotti. Tutto ciò che fa muovere il mondo dell’economia e non solo è, quindi, strettamente legato a documenti che per loro natura possono essere di due tipologie: analogici, come i cartacei, le foto, le immagini su film (microfilm), le magnetizzazioni su nastro (cassette e nastri magnetici audio), e digitali, ossia file – formato elettronico. La gestione documentale è il sistema grazie al quale è possibile creare un processo documentale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale file, informazioni e documenti in formato digitale. La
gestione documentale tradizionale, ossia basata sulla carta, sta subendo un’evoluzione sempre più rapida verso la sostituzione del documento cartaceo con quello digitale, sulla spinta di una serie di fattori di vario tipo: il fattore tecnologico, visto l’aumento del volume dei documenti digitali resi disponibili all’interno delle organizzazioni; il fattore economico, per la spinta verso la riduzione dei costi e l’ottimizzazione dei processi e il fattore legislativo, vista l’evoluzione della disciplina giuridica in ambito di sviluppo del documento digitale. A oggi il protocollo informatico, l’archiviazione e la conservazione digitale, la fatturazione elettronica e la posta elettronica certificata (PEC) rappresentano forme di utilizzo del documento digitale pienamente regolamentate dalla normativa e il loro utilizzo, all’interno delle Pubbliche Amministrazioni, è riconosciuto dal Codice dell’Amministrazione Digitale. Nonostante il contesto favorevole, buona parte degli Enti deve ancora affrontare costi e inefficienze relative alla gestione documentale cartacea, che arrivano a pesare anche tra il 3 e il 5% del PIL, su tutto il Sistema Nazionale. L’adozione di una gestione documentale digitale, invece, porterebbe a una serie di risparmi importanti, derivanti dalla scomparsa dei costi di produzione, distribuzione, ricerca e archiviazione del documento. Si può, quindi, affermare che oggi come non mai, l’economia e la società sono fondate sulla gestione e lo scambio delle informazioni, per cui ogni organismo deve raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire dati e documenti, che circolano in grande quantità e a una velocità impensabile negli anni precedenti. Questo cambiamento non è opzionale, non è una facoltà della società: la digitalizzazione è una rivoluzione epocale che si impone dall’esterno e ognuno deve essere pronto a coglierne i benefici e le opportunità. È un dato di fatto che chi gestisce le informazioni con maggiore efficienza risulta vincente.
L’elevatissimo numero di transazioni del business unito all’esigenza di una corretta formazione e successiva amministrazione dei documenti rende la Gestione Elettronica Documentale un elemento strategico di fondamentale importanza e necessità.
In grosse realtà, quali Enti pubblici come gli Uffici comunali, provinciali, etc. il fenomeno è ancor più accentuato e capita spesso che le informazioni e i documenti siano “sparsi” in vari archivi più o meno organizzati, questo perché ricevuti dall’esterno in formati diversi come carta e file, oppure generati da software diversi che non comunicano tra loro. Tutto ciò porta a dotarsi di più archivi, spesso incompleti e poco accessibili. L’archiviazione documentale di tipo tradizionale ha, quindi, forti limiti, tra cui l’occupazione di spazio, l’ordinamento statico, la duplicazione
di informazioni, la mancanza di sicurezza nell’accesso ai dati e la deteriorabilità dei documenti. La reale esigenza degli Uffici di un Ente Pubblico quale il Comune di Soveria Simeri è quella di integrare tutte le fonti di documenti e tutti i formati in un unico archivio centralizzato e gestito mediante un un’unica piattaforma software. Il concetto di archivio documentale dovrebbe, quindi, evolversi in “Archivio Unico Comunale”. Nascerebbe così un unico ambiente contenente tutte le informazioni e i documenti necessari ai propri processi e alle proprie procedure. Inoltre, per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei motori di ricerca dei documenti, quindi velocizzare il recupero delle informazioni, è necessario l’utilizzo di algoritmi di text mining, ossia di ricerca semantica all’interno dei dati e dei documenti stessi contenenti testi in linguaggio naturale. In tale quadro si colloca il processo di valorizzazione strategica delle iniziative connesse alla “Ricerca e Sviluppo”. Gli interventi sull’innovazione della società della conoscenza, con diretto collegamento e integrazione con le strategie di sviluppo e rafforzamento del ruolo dell’Università della Calabria, saranno infatti integrati e implementati dagli aiuti del POR all’Università, alla ricerca attraverso i Bandi Regionali specifici (Poli, start-up imprese innovative e spin-off accademici), e alle opportunità per lo sviluppo di ricerca offerte dagli interventi della Regione sul “Living Lab” e del “Precommercial Public Procurement”.
La strategia sull’innovazione nei processi aziendali, centrato sugli interventi dell’Asse II Agenda Digitale e dell’Asse III Competitività dei Sistemi Produttivi, prevedono necessariamente un diretto collegamento con
le iniziative di Ricerca e Sviluppo di modelli sperimentali legati all’innovazione tecnologia. In tale direzione la Città di Soveria Simeri prevede una significativa partecipazione sull’Asse I Ricerca alla definizione dei “Living Lab” (R.A. 1.3.2.) con la rilevazione dei fabbisogni per la generazione di soluzioni innovative a specifici problemi di rilevanza sociale in ambito gestione processi interni e gestione documentale, e l’utilizzo di ambienti di innovazione aperti e di incubatori di esperienze di ricerca e di società di innovazione e di sviluppo sperimentale, individuando aree di possibile sperimentazione di progetti di ricerca e sviluppo che assumono particolare priorità nell’approccio “smart” di programmazione della Città: ICT, Scienze della Salute, Ambiente, Promozione culturale.